A Asana oferece à liderança executiva visibilidade sobre o roteiro e o desempenho da nossa organização num só lugar.

Saverio Ferme, vice-presidente sênior de operações de serviços globais

Como a Asana ajuda a Coupa a trabalhar de forma mais inteligente

Mostrar à organização o que é possível fazer com um PMO e a Asana

Hoje, as iniciativas futuras e em andamento da Value Services são monitoradas na Asana, ajudando os clientes a alcançar as suas metas de negócios, desde a implementação da Coupa até a sua adoção e muito mais. Os projetos incluem a implementação de novas ferramentas, como um CMS, um sistema de gestão de aprendizagem e uma plataforma de comunicação com o cliente para gerentes de conta.           

Agora, as equipes de Value Services podem solicitar apoio do PMO para a gestão de projetos e programas por meio de um sistema de ponta a ponta na Asana que conduz os projetos desde a solicitação, passando pelo roteiro, até a entrega.

Pedidos padronizados para uma melhor priorização

O recebimento de trabalho simplificado ajuda as equipes a se moverem mais rapidamente

Antes da Asana, não havia um processo padronizado para monitorar e gerir as iniciativas em toda a organização da Value Services. A organização precisava de um processo formal de recebimento para ajudar a organizar e priorizar as solicitações de maneira alinhada e objetiva.

Agora, para que o PMO considere uma solicitação de suporte, uma equipe da Value Services deve enviar a sua iniciativa por meio de um formulário da Asana que submete o projeto a um sistema de pontuação de prioridade. Esse sistema facilitou uma tomada de decisão mais rápida e objetiva sobre como alocar os recursos. O formulário da Asana também ajuda a equipe de PMO a coletar antecipadamente informações importantes sobre um projeto para que possam iniciar o trabalho mais rapidamente. 

Priorização de projetos sem complicações

• A equipe coleta todas as informações necessárias para iniciar as solicitações com um formulário de recebimento da Asana, que requer detalhes como o caso de uso comercial, os patrocinadores executivos, as equipes envolvidas, o cronograma e se é necessário suporte técnico. 

• O formulário também pede aos remetentes que mapeiem a iniciativa para pelo menos uma das três metas organizacionais, garantindo que o novo trabalho esteja alinhado às prioridades do negócio.

• A equipe do escritório de Gestão de Projetos usa as respostas do formulário para criar um número de prioridade geral que ajuda a classificar a iniciativa em relação a outras.

• Quando um formulário é enviado, ele cria uma tarefa correspondente que vai para um quadro de Recebimento de projetos na Asana, onde a equipe de PMO analisa a solicitação e a sua classificação de prioridade.

Fizemos uma grande mudança na forma como lidamos com as solicitações para o PMO. Incluímos a pontuação de priorização no nosso formulário de recebimento de informação da Asana. Removemos a subjetividade do processo de priorização e simplificamos o trabalho de maior impacto no nosso roteiro organizacional.

Maya Khalidi, gerente, Escritório de gestão de projetos

Melhor alinhamento e execução do roteiro

A visibilidade aprimorada ajuda os líderes a planejar os próximos trabalhos

O Roteiro de Serviços de Valor captura e monitora todo o trabalho futuro e em andamento, dando à liderança uma visão do que está por vir para a organização. Nesta fase de pré-início, a equipe pode alinhar todos os participantes, reunir os requisitos do projeto e chegar a um acordo sobre os marcos.

Desenvolvimento eficiente de roteiros de projeto

Os líderes podem ver todas as iniciativas futuras, representadas por uma tarefa no projeto Roteiro de Serviços de Valor.

• Os campos personalizados facilitam ordenar, filtrar e gerar relatórios sobre o trabalho. Esses campos são preenchidos automaticamente pelo formulário original e incluem o nível de priorização, o status de aprovação, o trimestre de entrega e a Meta estratégica à qual estão associados.

• Para iniciativas que exigem suporte da equipe de gestão de projetos de Serviços Técnicos, uma subtarefa da Asana é atribuída automaticamente à equipe de Serviços Técnicos para aprovação, garantindo o alinhamento interdisciplinar das prioridades do roteiro e a visibilidade em ambas as organizações de gestão de projetos.

• Quando o trabalho começa, o PMO converte automaticamente a tarefa da Asana em um projeto da Asana. Isso mantém a continuidade, preservando as informações históricas do envio do formulário original.

A maior mudança que presenciei com a Asana é que não trabalhamos de forma isolada e há muito mais visibilidade. Todos mudaram a mentalidade de ‘o que é melhor para a minha equipe?’ para ‘o que é melhor para a empresa?’

Rhonda Cusack, gerente sênior de projetos, Escritório de gestão de projetos

Planejamento de projetos simplificado e acompanhamento do progresso em tempo real

Os relatórios em tempo real mantêm o trabalho em dia

O PMO da Coupa precisava de uma maneira eficiente de gerar relatórios sobre o status do projeto entre as equipes, ter clareza sobre quem está fazendo o quê e para quando, e evitar que o trabalho se perdesse pelo caminho.

Acompanhamento dinâmico de projetos e progresso

• Os novos projetos são adicionados automaticamente ao portfólio “Em andamento” da equipe de PMO na Asana, que mostra rapidamente todos os projetos ativos. É fácil ver as datas de conclusão, o status, quais equipes de Value Services são afetadas e muito mais.

• As equipes podem colaborar e monitorar o trabalho no projeto da Asana, e atualizações de status detalhadas para cada projeto são publicadas a cada duas semanas.

• A equipe do escritório de Gestão de Projetos criou um modelo consistente para essas atualizações, incluindo a Meta, o que foi realizado nas últimas duas semanas, os obstáculos que precisam de atenção e os próximos passos.

• Para gerar relatórios consistentes das principais métricas de desempenho organizacional, a equipe criou um painel que monitora o trabalho em todo o portfólio em andamento, como o número de projetos ativos por equipe, o número de projetos por categoria de status e a porcentagem de projetos entregues dentro do prazo.

• Os projetos concluídos são movidos para um portfólio de “projetos concluídos” na Asana.

Usar a Asana para o nosso processo de recebimento e priorização de projetos, para o roteiro organizacional e para o monitoramento de projetos em andamento tem sido um divisor de águas. Podemos levar os projetos da solicitação à entrega rapidamente e expandir o ritmo de acordo com o nosso negócio.

Maya Khalidi, gerente, Escritório de gestão de projetos

Desde a criação do Escritório de gestão de projetos com a Asana como infraestrutura, estima-se que a organização de Serviços de valor da Coupa tenha aumentado a sua economia de tempo total em mais de 658 % de 2020 a 2023. O PMO ajuda as suas equipes a crescer e oferece aos executivos visibilidade sobre as iniciativas em toda a organização, por meio de um roteiro priorizado e relatórios de progresso padronizados. A transferência dos processos para a Asana simplificou a colaboração entre o PMO e as equipes com as quais ele trabalha, ajudando a economizar aproximadamente 135 dias úteis por ano que antes eram gastos em trabalho e agora são dedicados a gerar mais impacto. 

O PMO continuará apresentando o valor da Asana e do gerenciamento de projetos às equipes em toda a Coupa, ajudando-as a gerar mais impacto à medida que a empresa trabalha em direção à sua visão de tornar cada dólar comercial gasto mais eficaz, igualitário e sustentável.